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Automatización de 100.000 facturas al año en Europac

Jul 10, 2019 90

El pasado 10 de julio de 2019 el Director General de Normadat, José Galván, y Alexander Janson, Managing Director para el Sur de Europa de Grupo Pagero (PGN) explicaron en un webinar conjunto el proyecto de Gestión de Facturas de Proveedor en la papelera española Europac (Grupo DS Smith).

Europac fue adquirida en 2018 por el Grupo DS Smith. La empresa gestiona un volúmen aproximado de 100.000 facturas de proveedores al año en su gran mayoría en papel y con múltiples proveedores en diversas zonas del mundo. 
 
Tenía la necesidad de optimizar los procesos de Account Payable (AP) reduciendo el coste que suponía la introducción manual en el ERP de las mismas así como los errores de esa introducción. 
 
Normadat y PGN ofrecen una solución integral de Gestión de Facturas de Proveedor en el que la primera se encarga del OCR, estracción de metadata, validaciones y el archivado-custodia-destrucción tanto de las facturas en papel como en pdf u otros formatos y la segunda ofrece su plataforma de integración con cualquier ERP. 
 
Durante el webinar ambos expertos hicieron hincapié en que montar un sistema interno de OCR para altos volúmenes de facturas es siempre muy costoso tanto por las variables que pueden surgir como, sobre todo, por el alto coste en Recursos Humanos que implica. “Cuando el proceso de facturas no se automatiza 100% obligas al departamento financiero a picar facturas mientras pueden estar haciendo un trabajo de mucho más valor”, comentó José. 
 
“Uno de los aspectos críticos en proyectos de este tipo es el de cumplir con las diferentes normativas fiscales y de certificación en los diferentes países en los que se opera. En el caso de España está certificada por la AEAT y cumple con el SII (Suministro Inmediato de Información) pero igualmente ayudamos a cumplir con las normativas de los diferentes países en los que operamos”, comentó Alexander. 
 
Normadat extrae de las facturas tanto en papel como pdf que recibe Europac la información de detalle así como la metainformación y luego se la pasa a PGN tanto en PDF como en formato XML. De esta forma PGN puede hacer automaticamente las comprobaciones contra el ERP tanto de ordenes de compra, número de referencia, etc…
 
Según Alexander “Europac dispone de un único punto donde se agrupan todas las facturas”. “Además”, añade, “les ofrecemos una completa información financiera que pueden integrar en sus sistemas de información financiera.No actuamos como un simple BPO”. 
 
Los proveedores disponen de un portal web dónde pueden subir sus facturas y ver el estado de las mismas. 
 
Europac dispone de un SLA de 24 horas. Durante los 6 primeros meses del proyecto, que son los peores puesto que el sistema y las personas están aprendiendo, de 50.000 facturas procesadas sólo hubo errores en 250, es decir hubo un 99,7% de lecturas correctas. 
 
Hay que tener en cuenta también que Europac tiene importantes picos en la recepción de las facturas llegándose algunos meses a recibir un 80% de las facturas en apenas los 4 primeros días del mes. 
 
“El cliente ha pasado de tener un proceso con importantes costes variables a otro con un coste fijo en el que sabe perfectamente cuanto cuesta procesar cada factura”, comenta Galván. 
 
El proyecto de Gestión de Facturas de Europac es ahora referencia a nivel mundial en el Grupo DS Smith siendo parte del Centro de Servicios Compartidos del Grupo. 
 
Los capítulos del vídeo son los siguientes:
 
Introducción a las 2 empresas 0:00
¿Cual es el proceso tradicional de cuentas por pagar? 15:00
El papel de Normadat: OCR y metadatos 20:10
El papel de Pagero: integración con los ERPs 30:00
Los beneficios que ha obtenido Europac 38:45
Preguntas y respuestas 45:00
Lectura de líneas de Detalle 46:45
SLA de día laborable + 1 49:00
¿Cómo se tratan facturas sin albarán o pedido? 50:55
Portal para proveedors conectado a miles de empresas 55:00
¿Cómo se gestionan las incidencias? 57:00
Aplicación de reglas antes de OCR 58:00
Indice de porcentaje errores, tarifa de custodia digital, software homologado de la AEAT 60:00
OCR homologado por la AEAT 65:00
Recuperar datos maestros directamente de un ERP 67:00
A partir de qué volumetría es rentable un sistema como el vuestro 68:25
Integración con SAP Cloud 69:00
Validación por número de pedido. Cuando se mata? 71:00
Parámetros para el precio de un proyecto AP 73:00
En el portal el proveedor ve el estado de su factua 75:00
¿En qué países trabajáis? 77:40

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