Demos de Software - Demos en Account Payable

Automatización de 100.000 facturas al año en Europac

Wed, 10 Jul 2019 18:15:27 GMT

El pasado 10 de julio de 2019 el Director General de Normadat, José Galván, y Alexander Janson, Managing Director para el Sur de Europa de Grupo Pagero (PGN) explicaron en un webinar conjunto el proyecto de Gestión de Facturas de Proveedor en la papelera española Europac (Grupo DS Smith).

Europac fue adquirida en 2018 por el Grupo DS Smith. La empresa gestiona un volúmen aproximado de 100.000 facturas de proveedores al año en su gran mayoría en papel y con múltiples proveedores en diversas zonas del mundo.

Tenía la necesidad de optimizar los procesos de Account Payable (AP) reduciendo el coste que suponía la introducción manual en el ERP de las mismas así como los errores de esa introducción.

Normadat y PGN ofrecen una solución integral de Gestión de Facturas de Proveedor en el que la primera se encarga del OCR, estracción de metadata, validaciones y el archivado-custodia-destrucción tanto de las facturas en papel como en pdf u otros formatos y la segunda ofrece su plataforma de integración con cualquier ERP.

Durante el webinar ambos expertos hicieron hincapié en que montar un sistema interno de OCR para altos volúmenes de facturas es siempre muy costoso tanto por las variables que pueden surgir como, sobre todo, por el alto coste en Recursos Humanos que implica. “Cuando el proceso de facturas no se automatiza 100% obligas al departamento financiero a picar facturas mientras pueden estar haciendo un trabajo de mucho más valor”, comentó José.

“Uno de los aspectos críticos en proyectos de este tipo es el de cumplir con las diferentes normativas fiscales y de certificación en los diferentes países en los que se opera. En el caso de España está certificada por la AEAT y cumple con el SII (Suministro Inmediato de Información) pero igualmente ayudamos a cumplir con las normativas de los diferentes países en los que operamos”, comentó Alexander.

Normadat extrae de las facturas tanto en papel como pdf que recibe Europac la información de detalle así como la metainformación y luego se la pasa a PGN tanto en PDF como en formato XML. De esta forma PGN puede hacer automaticamente las comprobaciones contra el ERP tanto de ordenes de compra, número de referencia, etc…

Según Alexander “Europac dispone de un único punto donde se agrupan todas las facturas”. “Además”, añade, “les ofrecemos una completa información financiera que pueden integrar en sus sistemas de información financiera.No actuamos como un simple BPO”.

Los proveedores disponen de un portal web dónde pueden subir sus facturas y ver el estado de las mismas.

Europac dispone de un SLA de 24 horas. Durante los 6 primeros meses del proyecto, que son los peores puesto que el sistema y las personas están aprendiendo, de 50.000 facturas procesadas sólo hubo errores en 250, es decir hubo un 99,7% de lecturas correctas.

Hay que tener en cuenta también que Europac tiene importantes picos en la recepción de las facturas llegándose algunos meses a recibir un 80% de las facturas en apenas los 4 primeros días del mes.

“El cliente ha pasado de tener un proceso con importantes costes variables a otro con un coste fijo en el que sabe perfectamente cuanto cuesta procesar cada factura”, comenta Galván.

El proyecto de Gestión de Facturas de Europac es ahora referencia a nivel mundial en el Grupo DS Smith siendo parte del Centro de Servicios Compartidos del Grupo.

Los capítulos del vídeo son los siguientes:

Introducción a las 2 empresas 0:00

¿Cual es el proceso tradicional de cuentas por pagar? 15:00

El papel de Normadat: OCR y metadatos 20:10

El papel de Pagero: integración con los ERPs 30:00

Los beneficios que ha obtenido Europac 38:45

Preguntas y respuestas 45:00

Lectura de líneas de Detalle 46:45

SLA de día laborable + 1 49:00

¿Cómo se tratan facturas sin albarán o pedido? 50:55

Portal para proveedors conectado a miles de empresas 55:00

¿Cómo se gestionan las incidencias? 57:00

Aplicación de reglas antes de OCR 58:00

Indice de porcentaje errores, tarifa de custodia digital, software homologado de la AEAT 60:00

OCR homologado por la AEAT 65:00

Recuperar datos maestros directamente de un ERP 67:00

A partir de qué volumetría es rentable un sistema como el vuestro 68:25

Integración con SAP Cloud 69:00

Validación por número de pedido. Cuando se mata? 71:00

Parámetros para el precio de un proyecto AP 73:00

En el portal el proveedor ve el estado de su factua 75:00

¿En qué países trabajáis? 77:40

Automatización de Facturas y Cuentas por Pagar con Invoway

Thu, 27 May 2021 12:12:31 GMT

Publicamos grabación del webinar grabado el día 27/05/2021

Ponente: Javier lafont

La automatización de facturas de proveedor ha sido tradicionalmente una cuestión problemática para las empresas. Son muchos los sobrecostes que implican procesos manuales y no automatizados y muy fácil ver los beneficios de la automatización. Es cuestión de multiplicar el número de facturas que se reciben por el ahorro por factura.

La plataforma de intercambio de facturas Invoway automatiza esos procesos y aplica Inteligencia Artificial tanto a la lectura de los datos como al flujo a aplicar a cada fatura es una tendencia hoy.

Sin un sistema como éste el proceso de recepción de facturas le cuesta a las empresas entre 6-12 USD por factura recibida debido al alto grado de intervención manual. Cada factura debe ser verificada para comprobar si cumple todos los requisitos de tres tipos: de coherencia, legales y de negocio.

Invoway realiza todas estas verificaciones en tiempo real en el momento de la entrega impidiendo la radicación de la factura si ésta no cumple todos los requisitos. De esta forma garantiza un flujo de entrada de facturas “limpio” (todas las facturas son correctas).

El proveedor no necesita generar ningún formato distinto del que genera actualmente. invoway es capaz de extraer los datos de la factura en formato PDF gracias a su tecnología de extracción automatizada.

Gestiona todo el flujo de verificación y aprobación de la factura en la compañía cliente (asociada a invoway), integrando la factura son su ERP. El proveedor está permanentemente informado del estado de sus facturas en el proceso de aprobación en su cliente.

Se puede lograr hasta un 80% de ahorro en su proceso de gestión de facturas de proveedores.

Beneficios para la empresa Receptora Ahorro

- El coste de procesar facturas electrónicas es alto. Según estudios americanos: 9 USD/factura. ¿A qué se destina?:
- Radicación manual.
- Convertir en datos una factura no electrónica.
- Procesos de verificación manual de la factura por si llega con errores.
- Digitalización de facturas en papel.
- Todo este coste se elimina si el proveedor entrega la factura a través del Portal del Proveedor de invoway.

Control del Gasto-Inversión

- Control presupuestario a nivel de pedido-contrato.
- Trazabilidad de las facturas-auditoría.
- Mecanismos de aprobación basados en Pirámides de Decisión.

Adecuación a los Estándares de Factura Electrónica

- Adecuación a la legislación del país en materia de factura electrónica sin necesidad de abordar costosas transformaciones tecnológicas.

Beneficios para los proveedores

- En el momento de la entrega, la plataforma le informa si la factura tiene algún defecto que deba ser subsanado, lo que evita que el cliente se la rechace más adelante.

- El proveedor está permanentemente informado del estado de su factura en el proceso de aprobación en el cliente: si ha sido aprobada, si está en contabilidad, fecha prevista de pago.

- Elimina el riesgo derivado de posibles retrasos en el procesamiento de la factura o de su pérdida en el proceso de aprobación.

- El Portal del Proveedor le ofrece otros servicios, entre los que se encuentran servicios de financiación como Factoring, Descuento Dinámico por Pronto Pago, etc. (Ver Supply Chain Finance).

Automatización de cuentas por pagar. Cómo afectan las nuevas resoluciones DIAN.

Thu, 10 Jun 2021 12:05:29 GMT

Publicamos grabación del webinar grabado el día 10/06/2021

Ponentes:Nidia Milena Fernández Gonzalez y Javier Lafont Sheehy

La adopción masiva de la factura electrónica apenas ha introducido mejoras en el procesamiento de las facturas de los proveedores. Los procesos de validación, aprobación y contabilización siguen siendo muy manuales, obligando a las empresas a incurrir en grandes costos (10,89 USD de media según estudios internacionales).

En el webinar se explicará cómo automatizar todo el ciclo de cuentas por pagar gracias a la plataforma Invoway.

Asimismo, se analizará el gran impacto que, sobre los procesos de recepción de facturas y cuentas de cobro, tienen las recientes resoluciones de la DIAN publicadas en febrero: RADIAN, Documento Soporte de Adquisición, aceptación/rechazo de facturas, etc.

Compras y Proveedores: Automatización total y Reducción de Costes con Avant+ e Invoway

Tue, 06 Jul 2021 15:07:41 GMT

Publicamos grabación del webinar grabado el día 06/07/2021

Ponente:Alejandro Hernanz Rodríguez y Javier Lafont Sheehy

Avanti+ es una Plataforma de Compras que permite gestionar integralmente las tareas de la función de Compras y que destaca por su enfoque en la ingeniería de optimización de Costes.

La plataforma incluye todas las funcionalidades necesarias para automatizar los procesos del Departamento, incluída la Factura Electrónica con tecnología de Invoway.

Avanti Incluye estos módulos:

> Avant+ Negociación Electrónica. Facilita la gestión de las tareas clave de tu función de compras automatizando y centralizando las compras para ser más eficientes en el control del gasto y la identificación de nuevas oportunidades de ahorro.

> Avant+ Gestión De Contratos. Simplifica y agiliza la gestión de los documentos contractuales facilitando su creación y envío de contratos estandarizados, así como la gestión del flujo de revisión y aprobación, quedando registrados en un repositorio común lo que permite una considerable reducción del tiempo de dedicación a las tareas administrativas.

> Portal De Proveedores. Garantiza la transparencia, objetividad y sana competencia entre proveedores y asegura el establecimiento de una base estable y consolidada de Partners. Facilita todas las comunicaciones relacionadas con tenders, homologación y facturación.

> Módulo E Evaluación De Proveedores. Sistema pensado para puntuar internamente a los proveedores en función de unos parámetros totalmente configurables y adaptables a las necesidades de su departamento. Además, permite a los usuarios hacer valoraciones que aportarán información extra sobre el proveedor. Es una herramienta muy útil para la homologación de los proveedores y un complemento esencial al módulo de calidad Q+.

> Módulo Q Homologación De Proveedores. Módulo para la homologación y calidad de proveedores. Te permite aumentar la eficiencia del proceso de homologación, certificación de los proveedores y gestión de incidencias. Reduce riesgos y fomenta una relación proactiva con los proveedores.

> Módulo W Gestión Y Autorización De Presupuestos Internos. El módulo W+, para la gestión y autorización de presupuestos internos, es una herramienta eficaz para complementar tus políticas de adquisición, permitiéndote centralizar todas las solicitudes de gasto e inversión, reduciendo costes y ampliando el control financiero de los procesos de compras en todo momento.

> Módulo B Gestión Presupuestaria. El módulo W+, para la gestión y autorización de presupuestos internos, es una herramienta eficaz para complementar tus políticas de adquisición, permitiéndote centralizar todas las solicitudes de gasto e inversión, reduciendo costes y ampliando el control financiero de los procesos de compras en todo momento. Aumento del rendimiento de aprobaciones en un 30% y 100% trazado.

> Módulo I Facturación Electrónica. El módulo I+ para la facturación electrónica te permitirá liberar a tu función de la carga administrativa que supone la recepción de facturas, la comprobación de su cumplimiento y su aprobación final. Aplicando una conciliación automática basada en tus propias normas, conseguirás mayor control de la facturación permitiéndote ahorrar costes en las cuentas por pagar y reducir el riesgo de realizar pagos duplicados obteniendo así una mejora del ciclo de pago. Centralización 100% de la facturación.

Te invitamos a desafiar la forma tradicional de gestionar la función de Compras y la recepción de facturas de Proveedores mediante la digitalización y mejora de procesos del área, potenciando y optimizando dicha función, y aportando control, transparencia, trazabilidad, eficiencia, y por supuesto resultados tangibles que redundan positivamente en la competitividad y ahorro de costes.

OCR vs. Extracción de datos inteligente para reconocimiento de facturas

Tue, 04 Jan 2022 19:30:24 GMT

Publicamos grabacion de demo del software de gestion de cuentas por pagar yooz.com que tuvo lugar el pasado 17/02/2021.

La demo la realizó Angélique Corlaix de Yooz España.

En el webinar Angelique explica:

- Qué riesgos enfrenta hoy su proceso de Cuentas a pagar
- Qué es un OCR
- Diferencias entre un OCR y la Extracción de datos inteligente para automatizar el procesamiento de facturas
- Por qué tenemos que dar un paso hacia la automatización
- Demo de yooz

La nueva generación de OCR, el OCR Inteligente (ICR)

Tue, 04 Jan 2022 19:05:23 GMT

Publicamos grabacion de demo del software de gestion de cuentas por pagar yooz.com que tuvo lugar el pasado 17/02/2021

La demo la realizó Amélie LAURENSOU de Yooz España.

Agenda del Webinar

- El problema de los procesos internos manuales
- Presentación de la nueva generación de OCR
- Diferencias entre un OCR y un OCR inteligente para digitalizar el procesamiento de las facturas de proveedor
- Vayamos más allá de la digitalización: automatización de facturas
- Demo Yooz

Digitalizacion de la función financiera. Por Gustavo Porporato y yooz

Tue, 04 Jan 2022 19:17:14 GMT

Publicamos webinar organizado por el servicio cloud para automatización de Cuentas por Pagar yooz el pasado 28/01/2021

En el webinar Gustavo Porporato Daher Consultor Financiero Corporativo y Profesor, Ex- CFO, habla de cómo afrontar la digitalización del Departamento Financiero, algunos consejos y, también, algunas experiencias.

Participa también Angelique Corlaix, de Yooz España, que explica cómo puede ayudar yooz en esta transformación digital de la Función Financiera.

La Agenda del Webinar es:

- El rol de la función financiera
- Digitalización: no más excusas para demorarla
- Transformación del personal de Finanzas
- A Dónde nos llevan las Nuevas Tecnologías
- Un plan de ataque rápido y concreto hacia la transformación: automatización de las cuentas pagar
- Beneficios de la automatización

Talentia y yooz: Gestión inteligente de proveedores

Tue, 04 Jan 2022 19:19:49 GMT

Publicamos grabacion del webinar del software de gestion de cuentas por pagar yooz.com y www.talentia-software.com/es/ que tuvo lugar el pasado 10/11/2021

Webinar realizado por:

Amélie LAURENSOU Regional Sales Consultant, de Yooz España

Susana García Lázaro Gerente de Proyectos de Desempeño Financiero, de Talentia Software España

La Agenda del seminario web:

- Digitalización de las Cuentas a Pagar
- Automatización de las Facturas y confirmación del pago
- Gestión inteligente de Cuentas de terceros
- Verificación y conciliación de Facturas
- Informes analíticos de gastos y toma de decisiones en tiempo real

Automatización de Cuentas por Pagar con yooz. Intro y demo.

Tue, 04 Jan 2022 19:20:18 GMT

Publicamos grabación de presentación y demostración del servicio cloud para Gestión de Cuentas por pagar yooz que tuvo lugar el pasado 12/09/2021.

La demo la realizó María Fernanda Mina de Yooz España.

La Agenda del webinar es:

- Cuánto le están costando los procesos Manuales
- Los principales beneficios de la automatización del procesamiento de facturas
- Cómo automatizar el procesamiento de sus facturas con tecnologías avanzadas sin compometer su bolsillo
- Caso de Estudio
- Demo
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CFO de Actia Group: Prioridades tecnológicas en el departamento financiero tras el COVID

Tue, 04 Jan 2022 19:33:28 GMT

Publicamos grabación de webinar de 2021 organizado por yooz, servicio cloud para automatización de Facturas de Proveedor.

En el webinar Iago Fernández Gómez , Director Financiero de ACTIA Group comenta el impacto que ha tenido la Pandemia en la aceleración digital de los departamentos financieros.

Iago está acompañado en el webinar por María Fernanda Mina de Yooz España.

Capitulos del video: